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东华办公自动化系统DHCiOA

我公司有两大主流技术平台的OA系统:Domino平台版本和JAVA平台版本。

一、概述

东华办公自动化系统(DHCi OA)采用B/S结构的工作模式,以个性化服务的门户为基础,以消息传递、信息共享、公文、工作流管理技术为核心,以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段,提供内部网络之间的信息交换,有效处理、协调各部门之间的工作,提高文件处理的准确性、及时性和科学性,为企事业/政府机关单位实现无纸化办公提供完整的软件支持,全面提高办公效率。

二、系统特点

智能化知识管理

人性化的设计使其成为新型办公助理,建设强大的知识库,使知识获得再生和增值,每位员工不断学习和进步。

灵活性

  • DHCiOA办公系统以单位和部门的门户主页方式提供了高效实用的知识管理解决方案。
  • 系统界面和栏目可随意更改,让用户迅速建立起适合本单位、本部门和个人的办公系统。
  • 灵活的角色设置、自定义群组/工作组来满足一般或特殊的需求。
  • 设置灵活、完善的安全管理和审批机制,可灵活设置审批路径、审批权限、子流程调用。串签、会签、退签、代理一应俱全。
  • DHCiOA办公系统以单位和部门的门户主页方式提供了高效实用的知识管理解决方案。

催办督办

系统提供在线短信提醒,以视觉、听觉相结合的方式实现通知提醒、新邮件提醒、待办事宜的提醒功能,以便进行催办和督办。

  • 自动催办:根据设置的办理期限,系统自动发送催办信息;
  • 人工催办:系统提供“催办”按钮,用户根据实际情况进行人工催办;

手机短信提醒通知

系统提供灵活的设置,系统管理员可以设置所有人员的短信功能,个人也可以根据实际情况设置自己的待办事宜/邮件提醒。

  • 单独发送短信:用户可以单独往人员(系统内部人员)或手机发送短信;
  • 系统提醒/通知群发:对通知、公文以及其他必要的通知进行群发。
  • 特殊选择:根据实际文件需要给不同的人发送手机短信通知,如重要文件下发时,只选择个别领导短信通知。

完善的痕迹保留功能、与Office系统无缝连接

  • 系统与Office系统无缝连接;
  • 痕迹保留:痕迹保留可以记录文件的审批过程中每个人修改的痕迹,用不同颜色标出每个人修改、添加、删除的文字并记录修改的时间。

手写签批支持

系统支持各种手写设备,方便领导办公。

图形化流程定义

系统提供图形化流程定义及监控功能,方便用户进行流程变更及调整,适应不同时期和不同部门的个性化需求。

严密的用户权限管理

用户的权限根据实际的人员等级确定。每次处理都会严格地审核操作人所具有的权限,增强了用户文档的安全性。

强大准确的检索功能

能进行关键字的全文检索,以便在最短的时间内搜索到相关内容,使文档更容易管理和查询。

对公文提供多级别检索,包括全文检索、标题搜索、文号搜索等检索功能。

纯B/S 结构,客户端零维护

完全基于浏览器界面,安装方便,客户端只需安装IE浏览器,且操作简单、方便。

跨平台、跨区域网络办公

服务器支持WINDOWS NT、Unix、Linux等系列,客护端支持WINDOWS系列,多套DHCiOA可组成分布式的跨区域网络办公平台,外加后台数据交换服务器和数据备份解决方案。

三、功能介绍

系统门户划分

系统的门户设计分为三个级别,即:单位门户,部门门户和个人门户。

  • 单位门户
  • Java版单位门户示意图

    Java版单位门户示意图

  • 个人门户是用户登录办公平台后首先进入的界面,是每个用户日常面对的办公系统的界面。用户可根据所关心的问题自行定义此界面,包括内容设置,结构设置以及风格设置等。
  • 部门门户是各个部门的界面,每个部门可以根据部门的实际需要来定制部门首页,以及部门业务、部门信息、部门简介、部门人员等部门情况。
  • 个人门户示意图

    个人门户示意图

  • 在线感知/便条
    1. 用户登陆系统后,其他员工可获知其在线情况
    2. 发送便条:可以给在线或不在线的人发送便条。若此人在线,可以即时收到便条,若不在线,下次登录后可收到便条。
    3. 可选择组发等形式同时发给多人。
    4. 可设置常用短语供发送时选择,方便领导答复。
    5. 历史记录查询:查询便条的历史记录,转入本地备份或清除等。

    在线便条系统示意图

    在线便条系统示意图

  • 信箱(投稿箱、意见箱等)
  • 可为各需要的部门建立投稿箱、举报箱、意见箱、总经理信箱等各类信箱。用于员工对企业/单位的发展、建设、日常工作、学习以及生活等方面提出建议和意见。

个人办公子系统

个人办公系统示意图

个人办公系统示意图

  • 待办事宜
  • 在公文流转或事务处理的每一个向下流转的过程中,用户通过在个人待办事宜的超文本链接连接到要处理的公文上,这样用户只需在待办事宜库中查看是否有事情需要处理。待办事宜中的信息来自公文流转、系统提醒、通知和其它个人需要优先处理的事情。

    个人办公系统示意图

    待办事宜示意图

  • 日程安排
  • 合理有效地安排日程活动,定时或及时以某种方式(呼叫或屏幕闪烁)向秘书和领导发出提示;对有冲突的活动安排也发出提示并由领导做出决定;能跟踪活动的进展情况并做出相应的反馈,形成日志文件,供日后查询。

  • 通讯录
  • 个人通讯录存储、管理联系人的电子邮件地址、通信地址和电话号码等信息,查询简单、快捷。

  • 出差声明
  • 出差信息可对所有员工或指定范围的员工以通知的形式告知;有些工作需要交出差人办理时,系统自动提示提交人,或根据选择把此工作自动转交其他人。

  • 综合信息查询
  • 在个人门户部分,从门户界面上我们已经看到围绕知识管理进行设计这一特点,用户可以方便的获得各类信息,提供方便的各类信息查询方式。包括:

    1. 查询办公自动化信息系统内的各类公文、文件和信息;
    2. 查询Intranet上的网站信息;
    3. 查询Internet上的信息。
  • 个人资料库
  • 用于保存个人有价值的各类文件、信件、网页等。帮助用户收集、采集所需的各项信息,并能复制到用户本地自动进行分类、归档。

部门办公子系统

部门子系统主要从部门职责、部门信息发布、部门知识数据库、部门业务流程、部门专业业务几个方面满足部门应用需要。

部门业务体现的是本部门各种办公业务的流程。包括办公业务在流转审批中的状态和结束后的归档。

部门办公系统示意图

部门办公系统示意图

公文管理子系统

公文在办公事务中是最繁杂、最重要的事务,DHCiOA建设了一套公文的接收、传送、归档到最终查询利用的公文档案系统,使公文处理过程中形成了电子文件,提高部门之间彼此协同工作能力,本系统是“办公自动化”的核心部分。

东华办公自动化系统的公文管理包括:收文管理、发文管理、文件批示、催办功能、流程跟踪、文件查询、报表打印、文件归档等功能。

公文管理特点:
  • 灵活的图形化工作流定义;
  • 子流程调用;
  • 审批意见上笺/不上笺(阅读权限)设置灵活,方便意见形成过程保密;
  • 手写签批支持;
  • 电子印章支持;
  • 纸介来文自动扫描功能;
  • 收文转发文流转;
  • 发文转收收文流转;
  • 文件修改痕迹保留;
  • 在线编辑附件;
  • 文件重发、补发;
  • 流程状态调整;
  • 催办督办

Domino版公文流程定义示意图

Domino版公文流程定义示意图

Java版工作流引擎

Java版工作流引擎

Java版图形化流程跟踪

Java版图形化流程跟踪

公文状态调整示意图

公文状态调整示意图

痕迹保留示意图

痕迹保留示意图

手写签名示意图

手写签名示意图

信息服务子系统

  • 信息总汇
    • 实现对信息的灵活分类,多级管理。
    • 由指定的信息管理员发布公共信息和部门信息。
    • 查阅权限的设定。对于机密信息指定专人查阅。
    • 文件保留期限的设置。

    信息总汇示意图

    信息总汇示意图

    信息发布示意图

    信息发布示意图

    信息发布后阅读情况

    信息发布后阅读情况

  • BBS论坛
  • 相当于网上的公告板系统,是一个开放的讨论空间,任何用户都可以发表文章,提出问题,或回答别人的问题,是单位员工开放的交流空间。

    BBS论坛平台系统示意图

    BBS论坛平台系统示意图

日常事务管理子系统

  • 会议管理
  • 会议管理主要对计划会议和日常会议进行管理。此系统实现会议安排的起草、审批、会议通知、会议纪要和出勤记录管理等。

  • 会议室管理
  • 会议室是单位的一种内部资源,分配专门人员维护、管理。包括:登记会议室、会议室申请处理。

  • 车辆管理
  • 车辆管理包括车辆登记和车辆申请两大部分。

    公务系统示意图

    公务系统示意图

    系统管理子系统

    • 组织机构/人员管理
      • 系统提供多级组织机构管理,并提供各种人员查询方式。
      • 记录员工的基本情况,为领导直接查询人力资源情况提供了方便,为人力资源部门管理员工数据提供了方便。
      • 用户排序。
      • 系统模块设置示意图

        系统模块设置示意图

        组织结构及人员关系示意图

        组织结构及人员关系示意图

      • 角色、群组定义
      • 系统提供灵活的角色、群组定义。

      • 公文定制
      • 管理员可定制公文的类型、公文格式和公文流程,系统提供若干常用模板可直接使用。

      • 信息总汇和论坛管理
      • 信息总汇和论坛均采用分级管理,每个不同的栏目都有人负责,每个栏目自己管理,系统管理员进行全面管理。

        系统权限配置示意图

        系统权限配置示意图

      • 电子表单
      • 电子表单提供灵活方便的表单设计工具。

        Java版电子表单示意图

        Java版电子表单示意图

      • 邮件服务器设置
      • 系统提供方便易用的管理设置工具,可方便的对系统进行设置、管理、统计、优化等工作。

      • 使用帮助
      • 通过帮助信息可以循序渐进的学习整个办公自动化系统的使用,也可让用户在使用过程中快速查到解决问题的方法和对疑难问题的帮助。

      四、Domino版OA系统运行环境

      操作系统

      • 各种Unix系统
      • Windows 2000以上

      应用平台系统

      • Lotus Domino/Notes 5.12以上

      五、Java版OA系统运行环境

      应用服务器

      支持WebLogic、WebSphere、Apusic、Tomcat及JBoss等各种Java应用服务器

      数据库

      支持Oracle、SQL Server、MYSQL、DB2等各种常用数据库

      操作系统

      支持包括Windows、Linux、各种Unix系统的主流操作系统

      邮件服务器

      Domino、Exchange、 SendMail、Qmail等支持POP3和SMTP的邮件服务器。

      六、成功用户

        政府部门

        • 国家最高人民检察院
        • 北京市人事局
        • 松花江辽河委员会
        • 北京朝阳人才中心
        • 国家保密技术研究所

        制造业

        • 河北首钢迁安钢铁有限公司
        • 内蒙烟草公司(全省)
        • 山东中烟工程公司
        • 山西昆烟
        • 山东济南将军集团
        • 新郑卷烟厂
        • 鄂尔多斯羊绒集团
        • 通辽玻璃厂
        • 徐州烟厂
        • 宝鸡卷烟厂
        • 内蒙古蒙牛乳业集团公司
        • 郑州燃气有限公司

        医疗

        • 北京中医院
        • 天津中医院
        • 湖北光谷医疗保健中心
        • 廊坊中心医院
        • 北京友谊医院
        • 北京安贞医院
        • 北京燕山石化职工医院
        • 北京友谊医院
        • 北京友谊医院
        • 北京友谊医院

        设计院

        • 中国石化北京设计院
        • 东北电子技术研究所53所

        电信

        • 内蒙网通(全省)
        • 山西移动通信公司
        • 中国联通北京分公司

        电力

        • 四川华能涪江电力集团
        • 宁夏电力公司(全省)
        • 银川水利公司
        • 北京京能热电有限公司
        • 辽宁电力有限公司

        石油石化

        • 北京石化工程公司
        • 洛阳石化工程公司
        • 中国石化股份公司荆门分公司

        其他

        • 山西同煤塔山煤矿
        • 北京服装进出口公司
        • 北方航空吉林分公司
        • 中体产业集团
        • 北京未来广告公司
        • 坦克兵工程学院
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