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          东华社保业务档案管理系统解决方案

 

一、概述

东华社保行业档案影像管理系统采用影像处理、智能检索、海量存储、条码技术等先进技术,通过数据信息与影像信息的同步处理,提高了档案信息管理的水平,使原始档案的管理融合到机构的日常业务流程中,从而达到档案扫描、查询、档案管理的一体化。同时通过网络传输影像文件,实现远程的业务处理,无需长距离送单和复杂的交接过程,减少业务处理时间和客户等待时间,提高客户的满意度和忠诚度。

该系统集合了档案数字化、管理信息化和网上数字档案馆等先进的档案管理理念和功能,实现了与社保业务经办同步数字化档案、档案在社保业务经办全程不落地、无纸化流转和查阅、档案网上全文查阅以及档案管理保管的流程化、规范化和智能化,使用无线条码技术实现库房信息化、自动化管理。同时,使用分布式技术实现区\县经办机构的业务档案分布式采集、历史档案采集、集中存储模式,全面覆盖并推进社会保险业务档案数字化、信息化进程。

 

 

东华社保行业档案影像管理系统建设秉承“智慧、安全、便民、高效”的核心理念,基于电子档案全面应用的社保业务档案一体化贯穿于社保业务经办全程,档案不落地、无纸化流转和查阅,管理全程信息化的系统设计思路为社保行业的构建智能社保平台添砖加瓦。

 

二、系统部署架构

 

 

系统采用集中存储、分散扫描的模式。

建立一个数据中心,维护一套信息资源(索引数据库、证件库、前台扫描预归档库、影像库等)系统,进行统一管理。

分散采集,远程上载。各区县影像采集分两种模式,即事中扫描和事后集中扫描。事中扫描实时将影像上传至数据中心的预归档库中,供后续的业务复核、审核调阅,然后进行月结归档。事后集中扫描,在每个区县建立自己的预归档库,区县在做事后集中扫描过程所需的影像文件都存储在本区的预归档库中,待数字化结束后统计将本区的预归档库信息归档到数据中心。这样可提高数字化过程多次访问影像文件的效率,同时也减轻数据中心的网络压力。

各街道主要使用事中扫描模式进行影像采集,然后移交给所辖区进行管理。

 

三、业务总体流程

 

 

 

四、系统总体功能结构

 

 

上图所示,系统总体上可以分为七个部分,具体如下:

  1. 机构管理:维护三级机构目录信息;
  2. 扫描加工业务:由业务部门整理组卷之后移交给数字化加工部门进行档案数字化加工;
  3. 质量抽查业务:集中扫描加工过程中,需要通过质量抽查之后才能将数字化的档案发布到查询服务中;
  4. 库房管理业务:构建电子虚拟库房,辅助档案管理员进行实物管理,方便实物的借阅及查找;
  5. 查询业务:为业务办理、后台复核及网上稽查提供业务档案的查询及调阅服务;
  6. 辅助管理:维护系统的公共信息;
  7. 系统接口:系统与其他系统之间的接口。

 

五、系统建设效益

本项目的建设将创造的社会、经济效益有以下几个方面:

1.加快了业务处理速度,提升了社保业务经办效能。

在业务过程中,使用实物档案主要存在几个问题:

效率低:在手工的档案查询中,通常需要15至30分钟甚至更长,在查询量大的时候,务必要增加大量的人力,通过电子档案的方式,只需1、2分钟即能完成。

共享低:由于纸张档案的共享比较困难,一般只能靠复印/传真这种有限的手段,并且效率低,成本高,特别是对于日后将实行的业务就近办理的经办模式,对于调阅不同地点的社保业务档案,使得纸质档案的利用成为一大难点,在使用电子档案的情况下,通过相应的授权,瞬间解决档案调阅的难题。

2.优化政府服务,方便参保对象。

影像档案系统作为业务系统的支撑系统,可以有效支持社保经办过程中社保档案的不落地管理,方便参保对象就近办理和“不出门”办理社会保险业务的社保业务发展趋势,免除参保对象在各部门间奔波之苦,使参保对象递交的社保档案在社保经办部门间实现共享,实现社保业务经办、审核的无纸化办理。

3.促进社保业务档案管理的标准化和规范化。

历史档案的影像化、数字化,促进了社保档案管理的标准化、正规化和系统化。通过推广使用影像档案系统,使全市各区、县市社保经办机构按照统一、标准、规范的操作流程对全市社保档案进行科学化、信息化管理,提升社保档案管理的水平。

4.提供了纸质档案的备份机制,提高安全性,满足社保档案长久保存的需要。

历史档案对于社会保险经办机构来说是非常重要不能遗失和损坏,保存的时间已经相对比较长久,在规定的保管期限内要防止火烧、水浸、虫蛀、鼠咬、霉烂等情况的出现,管理要求高、难度大。通过本项目的实施,把纸质档案转化成电子档案,在业务中使用电子档案代替纸质档案,纸质档案可以密封保存。这样在保证档案损坏安全性的同时,又做到了电子方式档案的备份,达到了长期保存的目的。

5.降低档案管理成本

历史档案保管需要大量的库房、箱柜予以存放,而为了满足查询的需要,通常存放的地点都在社保经办机构的服务场所内,而此类地段场所一般都耗资较大。各区、县市社保经办机构建立起影像档案管理系统进行实物档案影像化后,可以实现社保业务档案的异地保管,既可为服务群众腾出更大的服务空间,又可以大大节约租用此类场所的费用;同时,电子档案的有效利用,将大大降低实物档案管理的工作量,从而起到减少档案管理人员的需求,实现了降低档案管理成本的目标。

 

 

六、案例

2013年10月,秉承“智慧、安全、便民、高效”的核心建设理念,由东华软件股份公司承建的新一代广州市社会保险业务档案管理系统建成上线。新的业务档案管理系统在原数字化管理系统的基础上,引入了档案事前/事中扫描模块,在业务办理前端扫描业务材料形成电子图片并自动关联业务数据,使电子档案为业务所用,业务数据为档案系统所用,达到了业务档案一体化建设的目标。

通过新一代广州市社会保险业务档案一体化系统建设,改变了业务经办和档案管理相对独立的关系,扩大了业务档案的利用,提高了档案管理效率和档案利用的社会效益,大力推进了业务档案管理向专业化、信息化、规范化目标前进的步伐。

 

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