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经济新常态下企业合同管理信息化正当其时

谢古今 东华软件股份公司

新常态下的企业竞争特点

中国30多年的经济高速发展,浓缩了许多国家50年甚至上100年的历程,企业的发展变化之快,确实是非常罕见的。在改革开放之初,企业的发展更多的是看老板的胆识,因为大多数领域都是竞争的空白领域。这种情况下,一个英明的老板,领着一批人,创立一个企业,发展的也顺风顺水,于是乎,企业也就成为了老板特质的外化,带上了创始人深刻的个人烙印,看起来这种情况很好,似乎企业有良好的核心,有发展的前景,有广阔的市场。不过好景不长,进入21世纪以来,信息技术革命推动了世界经济发展,导致社会生活的方方面面都发生了变革。几乎在一夜之间,人们发现,那些习以为常东西好像变了。原来的模式似乎完全不灵了:老板力挽狂澜独断乾坤的局面似乎越来越少,做决策需要的信息量越来越大、做出的决策的有效期越来越短;员工的离职率居高不下,90后的新员工似乎越来越不像以前的员工那样对老板的指示言听计从、服服帖帖,稍有不满,闪电离职;以前从来没有听说的公司、行业层出不穷。智能手机、微信成了不可或缺的工具。终于,我们意识到,信息化社会已经来临,随之而来的是决策的民主化、市场的高不确定性、工作、生活与社交的社区化,其中最重要的就是信息的交流沟通变得不可或缺。可以这么说,没有信息化作为推手,社会的变迁不会如此之快。

整体经济形势目前已经呈现出与原来高速增长时不同的局面。突出表现为房地产、金融等领域突飞猛进,吸引大量的资本,获得最大份额利润;电子商务、互联网领域则呈现相对其他领域一片繁荣的景象;大量实体企业则面临产能过剩,发展缓慢;大量中小微企业由于成本居高不下,纷纷关闭;整体的经济增长速度已经明显下降。

经济增长的速度从来就不可能一直高速,而波动性才是经济运行的本质规律。新常态背景之下的企业竞争,已经出现如下局面:质量型差异型竞争逐步取代数量型价格型竞争;对信息技术的把握和深入使用已经是行业领先企业的基本能力;适应人才的快速流动和人才的快速培养是企业主导竞争的核心能力;对资本的最大限度使用是持续领先的后盾。主动适应变化,是企业在竞争中赢得主动权的关键之举。充分的发掘信息化的力量,并把其作为最重要的生产力,贯彻到企业的各领域与环节之中是一种积极应对方式,一定会产生长远的效益。

重新认识合同

市场经济下,合同是企业之间的经济利益关系的约定,规定了签约方的权利与义务。也可以说,合同就是企业之间订立的法律,约束着各方的行为。目前,国内的法治、质量意识日渐提升,对合同的重视程度也随之增强,以往虽然签订合同,但并不打算严格执行的想法日趋没落。这种形势,对签约各方都是一个非常好的氛围。

围绕着对合同的理解不同,企业对其的作用发挥和审视合同的角度,可以有不同的看法,进而导致不同的管理方式。当前背景下,常见的延伸理解有如下几种:

l  合同是企业的建设蓝图

企业的创立就是为了完成一定的目标愿景并实现盈利,围绕这个目标愿景,企业必然会分解自身的战略目标,明确到特定的经营领域,落实到具体的事项,而这些事项无非就是内部执行或者外部执行,一旦牵涉到外部执行,合同就变为一个明确外部执行的最佳形式。无论是采购还是销售,从企业目标而言,都是为了使企业的运作更加接近设定的目标愿景,说合同是企业的建设蓝图是恰如其分的。

l  合同是企业运作的仪表盘

存活的企业都不是静止的,而是在不断的处理事务、发生交易。与其他企业之间的交易主要也是体现在合同的执行上面。新的合同不断产生,旧的合同不断的履行、终结。当然,其中不可避免的出现合同的变更、解除、甚至出现纠纷。所有这些,正是企业在运行的正常表现。经营者、管理者通过对这些合同运行的逐一了解、分析,可以相当准确的知道企业当前运行的情况,通过这些了解,可以及时的调整不同合同的执行策略,为企业的整体经营目标服务。从这个意义来说,合同是为企业决策者强化洞察力的仪表盘是毫不为过的。

l  合同是企业资金流动的载体

人们常说,合同是企业的钱袋子,管好合同就是管好企业的钱袋子。确实,企业与企业之间的经济关系主要是合同关系,合同明确了签约方的经济利益,并且指明了获取的方式和义务,围绕合同约定,签约方应当及时的履行义务,获取经济利益。对大多数企业而言,资金的流动都是围绕合同进行的。经营管理者从合同资金的流动来获得对企业资金的控制,对企业的经营目标实现产生直接的影响力。

l  合同是理顺业务的抓手

合同归根结底是为支持企业的特定业务签订的,合同与业务的密不可分,就决定也可以把合同作为一个推动业务管理的抓手。以合同业务为核心,可以从人力资源、财务控制、项目管理、风险控制、绩效评估等各个方面进行集成管理,达到合同成功履行则业务成功实现的目的。无形之中,合同就起到了一个牵引业务前行的抓手作用,并且经营管理者、业务人员都感觉不到有什么不自然。

l  合同是组织延伸的桥梁

企业间签订合同总是为了完成合同目标,围绕合同,签约各方的相关员工形成一个工作团队,各自按照约定进行既独立又相关的工作,最终来达成合同目的。合同的履行过程是一个联合项目团队一起完成合同目标的过程。一般而言,企业的管理总是对内的,其效力也局限于组织之内。合同的这种连接性,突破了组织的边界,顺理成章的把不同的组织、不同的人连结在一起。

在经济新常态下,企业对合同的关注表现出了与以往不同之处:原来对合同的履行时间不是特别严格要求转化为更加关注时效性。原来对合同风险的比较容忍转化为非常关注。合同就是在日趋严酷的竞争中,逐步发挥其内涵的作用。同时也把其贯穿组织内外的功能显露无遗。

管理信息化的再认识

管理,是指管理主体组织并利用其各个要素(人、财、物、信息和时空),借助管理手段,完成该组织目标的过程。通常管理活动包含五个关键活动:计划、组织、指挥、协调、控制。不管我们如何组合各种要素和各种活动,其核心是如何实现组织目标,但实现目标的方法有快有慢,而企业竞争之中,慢的实现可能就是导致企业的亏损甚至倒闭。管理的本质体现就是如何有效率的完成目标。围绕管理的本质,做出管理的改进和提升才有实质性的意义。

企业的竞争以往我们多说是人才的竞争、资本的价值,实质还是信息资源管理的竞争。企业所有资源的配置与使用,首先要形成信息资源,然后由各级管理者进行处理,再形成使用决策,最后投入使用。这个过程中间流通和交换的是信息。决策者对这些信息的洞察力和如何使用,决定了企业经营管理的水平,最终也决定了企业的成败。

那么,我们经常讲的信息化究竟是什么?信息化是充分利用信息技术,开发利用信息资源,促进信息交流和知识共享,提高经济增长质量,推动经济社会发展转型的历史进程。信息化代表了一种信息技术被高度应用,信息资源被高度共享,从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥,个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。同时信息化也是IT产业发展与IT在社会经济各部门扩散的基础之上的,不断运用IT改造传统的经济、社会结构从而通往如前所述的理想状态的一段持续的过程。从这个概念,我们可以看出,信息化是一种状态也是一个过程。当我们说某种对象信息化的时候,也是如此。具体到管理信息化而言,那就是管理要素信息化、管理活动信息化的一个过程。

管理信息化的具体过程

管理信息化的过程是一个动态发展的过程,一方面与管理的水平有关,另一方面与信息技术的水平有关,在当前的情况下,管理信息化的过程可以归结为如下步骤:

管理制度化:在对组织拥有的要素进行管理时,必然涉及到分工、合作、分配等与人打交道的过程,而人的因素是易变的,为了有稳定的预期结果,就涉及到把规律性的工作过程明确下来,方便遵循,也就是定义工作的规则,而不完全靠人的自然发挥。

制度流程化:在管理制度确立之后,需要把管理制度落实到实际的执行中,这是制度转换为流程的过程,把相应的工作分解为可以独立的工作项,这些工作项有明确的依存关系,也具有明确的规则。

流程表单化:在工作项的表达时,需要进行更加显式的表达,尽可能把工作项的表达分解为互相独立的描述,并且该描述可以尽可能的数量化、归类化、引述化,方便后续的处理。

表单信息化:在管理工作已经落实到表单的基础上,充分借鉴信息技术,实现对表单的存储、关联、计算、统计。

信息智能化:在数据存储技术实现海量化后,对数据的处理相应的产生了大数据处理、人工智能等方面的需求。这也是管理信息化最有价值和最吸引人之处。借助信息智能处理,人类将实现前所未有的解放。智能信息处理能够充分发挥计算机的存储能力和人工智能的自学习能力,辅助人类完成管理中易错、易遗忘的环节,主动提出风险点及对应解决方案。到这个阶段也是人类知识传承与信息化紧密结合的阶段,管理的效能也将得到更大的发挥。

管理信息化的过程是非常吻合管理的本质的一个过程,前面所述的五个步骤,无一不是对管理的分解、细化、量化的过程,这些举措也是管理本身提高效率的一个过程。在这些过程之中,贯穿始终的还是信息化思维与管理创新的结合。核心点是要注意信息处理技术的可复用、可计算、可控制。比如在合同履行中,约定了货物的交付时间。当仅仅是纸面记录时,如果合同经办人员有事疏忽遗忘,容易导致违约。而采用信息化处理时,可以设定规则,在执行前的时间先进行提醒。当到期仍然没有执行时,可以预警升级,提醒更多的人知道。通过这样的信息技术手段处理,保证履行的及时性。

借助合同管理信息化来提升管理效能

依据管理的目的和事项,企业的合同管理分为合同事务管理和合同运营管理。合同事务管理主要管理合同本身的起草、审查、批准、签订、履行、终结以及合同异常处理等事项,可以称之为合同全生命周期管理。合同运营管理的范畴就上升一个层级,它是把合同作为一个业务管理单元来进行处理,关注的是合同与企业的经营战略、资金管控、运营风险、制度流程的关系和影响。

在合同事务管理层面,采用信息化手段来管理的好处是显而易见的:通过对合同全生命周期管理的有效分析,可以将合同管理的各个阶段和各个环节有效分解,明确管理目标和管理的内容,并且将管理职责落实到岗位。每个环节可以电子信息化的均明确信息化。这样一来,困扰广大实务工作者的困难可以大大缓解。合同起草环节,可以借助格式模板、参考模板、条款库等技术手段,快速起草合同。审查环节,可以针对合同的某一条款进行深入的交流探讨,并且保留所有的讨论、修改过程。审批环节可以通过自动化的流程规则,非常智能的选定恰当的人员进行审批,所有的审批意见可以保留并确保审批的效率。在履行阶段,可以充分借鉴PDCA闭环控制的思想,及时的推进合同里程碑节点的事项进展,自动进行预警跟踪。在发生异常时,可以及时分类上报。

在合同运营管理层面,通过历史合同信息的分析,制定出更加针对性的合同分类管理策略,从合同的签约方选择与淘汰、合同条款的设计、各环节风险控制措施的采用、合同绩效的考核,都可以充分利用数据来支持。总之,将管控战略的指标与合同管理事务结合,借助信息化的手段,达到管控的落地。

管理信息化的一个重要作用是延伸组织边界,将管理职能拓展到组织之外。而合同本身也是具备将管理自然延伸到组织之外的职能。在合同管理信息化的过程中,可以充分的发挥这样一个职能。比如大型的制造企业或零售企业,在其采购过程中,可以将合同拟稿和签订进行完全电子化处理,要求供应商在电子合同平台进行签约,避免后续的纸质合同的签订。同时也把信息的录入与核对过程分解到供应商层面,增加了信息的可靠度。

延伸组织界限的作用还体现在知识的传承上,管理信息化可以将外部组织的历史知识方便的存储并有效的检索使用。也可以通过沟通工具及时的与外部组织成员进行讨论交流。可以与公共信息资源对接,解决一些以往麻烦费时的问题。比如和企业信用网对接,可以及时查询签约方的信用情况。

国内企业融资借贷,基本以固定资产作为担保,对企业的历史及现状要求高,但对未来的发展考虑不够。以预期收入作为贷款抵押,其实是目前国际通行的融资模式。它要求投资人在运作项目时,更多考虑预期收益,让市场来决定项目如何运作,从而使投资资金得到更加审慎的运用,得到更高的回报。预期收入的载体就是合同,当企业的合同管理非常规范,贷款方可以非常便利的介入进行合同风险和效益的审查时,以预期收入作为担保的融资方式才能够落地,供应链金融也会随之发展,这是当下金融创新可以发展的一个方向。

总之,在当前的企业竞争情况下,充分把握合同管理的内涵,发挥信息技术的作用,紧密围绕企业的竞争战略,建设一套相对完善、与时俱进的合同管理信息化体系,无论企业采用聚焦战略、差异化战略、总成本领先战略都能够在合同管理信息化的实践得到有效的体现。

 

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