东华软件
页面主体部分上边框
  • 网管
主要内容部分容器上边框

合同管理信息化解决方案

方案咨询热线:400-086-0010   15801521904

中国的市场经济日趋规范,法治经济和契约经济的理念已经逐渐深入市场的每个角落,而合同作为所有经济活动的起点,是企业遵循市场经济规律的重要体现。为了适应市场的变化和业务的快速发展,企业十分有必要加强对合同的规范管理,以不断提高企业经营管理水平和风险把控能力,提升企业的协同作战水平。

而随着社会信息化进程不断加快,信息化作为一种提升企业管理效率,加强企业风险把控的有效工具,它发挥的巨大效用正日益显现。因此,建立一套统一的、对整个企业合同体系进行有效管理和监控的合同信息化管理平台十分必要。

【合同与企业经营管理】

企业与客户和供应商之间的关系是合同关系,为了完成合同,企业以项目为组织形式执行。在项目的执行中,企业员工遵循企业的管理制度,运用所掌握的资源进行各种业务经营活动,达成项目目标。员工在业务活动中离不开与联系人的互动。

合同是市场经济条件下企业经营管理过程中经济往来与业务合作的法律表现形式。从单一的合同管理到依据合同进行企业经营管理,对企业完善治理、高效组织、精细运营、控制风险、明晰战略,以提升企业核心竞争力、保障企业稳健运营,有着重要意义。

【合同管理难点】

拟稿过程复杂:不少企业的合同拟稿没有统一的规范,导致重复劳动量很大,没有充分利用原有的签约起草的知识,各部门协同拟稿的过程冗长低效。

审批过程繁冗:合同的审批过程采用纸质方式流转审签时,需要承办人多次往返于不同的审批人间,且只能采取逐个提交的方式进行,办公效率低下,审批人也无法快速方便获取相关资料。

档案管理繁琐:传统纸质合同与电子版合同共存,不同的人员想阅读参考合同时,存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解多个相关合同时需要等待很长时间。

进度控制困难:由于合同数目多,参与人员多,合同进度的控制基本靠手工和普通WordExcel管理已很难满足公司发展需要,领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。

缺少预警机制:缺少对合同进度、结款等关键节点的预警,不能准确地预测近期可能的收支项目,帮助公司进行财务规划,掌控现金流,从而影响资金运作效能。

信息汇总不便:采用手工或Excel管理时,由于不同部门的数据格式不统一,难以及时、全面、准确地采集和统计数据,数据搜集汇总工作需要耗费大量时间,影响领导的决策时间和效率。

【系统体系架构】

面向企业内控信息化管理需求的细分领域,我们基于自主研发的协同管理软件平台,提供合同管理、法律事务管理、招投标管理的信息化解决方案。以合同管理为核心,以法律事务管理、招投标管理为两翼,为企业进一步实现精细化管理,防控企业经营法律风险,提升企业经营管理水平与核心竞争力,从而进一步保障企业稳健持续发展。

 

【系统主要功能】

东华合同管理系统以PDCA(计划-执行-检查-处理)为控制手段,在不断深入学习先进企业管理理念的基础上,整体规划设计并不断改进和完善,建立了一套统一的、对整个企业合同体系进行有效管理和监控的合同信息化平台。在业务功能上,提供包括合同签订前的事务管理、合同起草、合同审批、合同文本归档、合同台账管理、合同收付款计划、合同付款审批、实际结款、合同发票记录、合同进度监控、合同变更以及对合同签订履行综合成本效益统计分析的全方位管理。在管理模式上,提供从合同立项、谈判、起草、签订、履行到合同履约结束的全生命周期管理模式。系统以合同管理为主线,贯穿与合同相关的其他管理要素,例如:项目立项、预算控制、签约方管理、询价议价、费用管理、附件管理、预警监控、统计报表等。

²  合同签订前事务管理

对合同签订前期的相关事务进行管理,主要包括对客户/供应商的考察、可行性研究分析、业务谈判、询比价、招投标等事项的管理和阶段结果跟踪。

²  合同起草

系统提供了四种合同起草方式:使用固定模板起草合同、使用参考模板起草合同、自由起草合同、使用对方提供的合同起草。在线起草合同时,系统能保护合同格式、自动提取签约要素、协同编制合同文本、跟踪文本修订痕迹和管理历史修改版本。通过合同模板的运用,可大大降低因起草人条款描述不严谨导致的合同风险;而合同审查人员在进行条款审查时,主要审查合同中填写的合同要素或修改条款的规范性和准确性即可,提高了合同起草和审查效率。

²  合同审批

系统采用新一代工作流引擎,完全以图形的方式呈现工作流配置页面,系统管理员进行审批流程配置非常快捷、简便。在流程审批过程中,系统将实时发送审批提醒消息给相关审批人员,而通过流程图则可直观的查看跟踪整个审批流程的执行情况。

²  合同台账管理

对于签订后的合同形成合同台账,基于合同台账可进行合同检索、信息查阅、履行监控、合同收付款、合同变更、统计报表等合同相关业务处理,是贯穿合同全生命周期管理的主线。

²  合同收付款管理

提供合同收付款计划管理、月度资金计划管理、合同付款审批、合同实际结算、合同发票管理、应收账款等合同资金相关的管理功能。

²  合同履行管理

对合同履行进度进行监控,根据合同约定条款,对节点验收、款项支付等关键节点进行自动预警,方便做好进度协调和财务规划。并对合同变更、合同违约、合同解除、合同索赔等合同异常情况进行状态跟踪。

²  项目合同管理

以项目作为管理中心,基于系统对项目关键过程进行管理,并将项目各阶段执行过程中产生的各类合同与项目建立直接紧密的关联关系。从而使项目管理人员及合同管理人员可以从项目的视图角度,跟踪管理与项目相关的所有合同的签约、履行情况。

²  合同风险管理

合同风险管理包括事前审查和业务风险控制、事中进度监控、事后评估分析三方面。事前审查主要体现在供应商审查、合同草案审批、付款审批等流程控制上;业务风险控制主要包括合同条款起草、合同文本修改等方面的风险管控。事中进度监控则主要是合同履行过程中针对合同付款、合同执行进度的预警提醒。供应商评价和合同评价则是事后评估分析两种重要的手段,通过供应商评价和合同评价机制的建立与有效执行,为后续的合同签约和履行提供强有力的参考依据,提高合同风险管控能力。

²  系统集成

合同管理系统基于开放的数据库平台和主流软件技术构架设计,能够与企业门户、OAERP、财务等其他异种系统进行相关业务集成,使信息充分共享。

²  移动应用

系统支持使用智能手机或平板电脑(IOSAndroidWindowsPhone等)进行业务审批、查看业务数据和审批历史等。

 

【系统功能特色】

ž   采用全程一体化动态建模,架构灵活,随需应变,能快速响应业务需求;

ž   系统界面及各业务模块风格统一,简单易用,贴近用户习惯;

ž   真正基于集团级企业组织架构及管理模式,实现分组织、分部门、分岗位、分人员、分业务管理模块的系统权限控制;

ž   基于新一代工作流引擎技术,实现多分支工作流平台,能按照不同的组织部门、业务类型、单据属性等流程约束条件配置审签流程,并以图形化方式监控流程审签过程,实时提供审批待办提醒,清晰直观的留存审批历史记录等;

ž   能与前端的招投标或商务谈判等过程相结合,为合同签订及履行提供依据;

ž   支持Word电子合同文本打印二维码或水印功能;

ž   可实现电子签章功能,可采用携带硬件KEY签章、或网络签章方案;

ž   基于系统接口平台,以插件式技术实现与外围系统业务集成接口,实现接口即插即用;

ž   提供丰富的数据统计分析能力,能以Excel报表、柱状图、曲线图、饼图等图标形式输出统计数据。

【系统应用价值】

²  规范合同起草方式,降低了合同起草风险

构建统一的合同信息化管理平台,经办人依据合同模板起草合同,合同条款修改痕迹可追溯,历史版本可调阅,降低了合同起草的风险。合同审查时,只需重点关注文本的修订部分和关键要素信息,提高了审查效率。

²  提高了合同审批效率,审签过程可把控

合同审批电子化,代替由人工进行纸质合同跑签的模式,降低了人工成本,提高了合同审批效率,整个审签过程可实时监控,审批历史可随时查阅追溯。移动审批和短信提醒,更为领导随时随地进行业务处理和信息查阅提供了便捷的手段。

²  加强了合同履行的过程监控,防范合同履约风险

依据合同约定,对合同履行各个阶段进行进度监控,基于系统提供的预警平台,对合同履行的关键节点和收付款进行预警提醒,方便提前做好合同阶段的工作安排协调和资金规划,防范合同履约风险。

²  构建企业知识体系,保障制度贯彻执行

所有业务的处理过程在系统中存档,为企业实际业务案例与经验的积累打下良好的基础,为企业的知识体系构建和知识使用、创新提供了执行的平台。另外,采用良好的信息化管理平台,可以将制度执行和员工日常工作紧密结合,做到制度流程和执行流程一致。

²  信息集中共享,方便调阅,为领导决策提供准确、及时、广泛的数据支撑

数据集中管理,信息充分共享,可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状,为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑,也为领导进行业务决策提供了更加准确、及时、广泛的数据支撑。

²  为客户提供全面合同管理解决方案

东华合同管理系统与企业管理咨询相结合,可以为客户提供全面的合同管理解决方案。通过系统的开放性和灵活性,可以有效地固化专业咨询的工作成果,这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持。

主要内容部分容器下边框
页面主体部分底边框